探讨中等规模高校学生食堂成本控制中的难点与解决办法

时间:2018-09-20

【关键词】中等规模高校、学生食堂、成本管理与控制

目前,高校学生食堂经营方式主要有三种:一是全托管(全承包给社会餐饮企业)经营,这种方式适合于办学规模较小、师生人数较少的院校;二是引入社会力量承包与自营相结合的经营方式;三是全部自营的方式。在以稳定饭菜价格、做好“政治饭”为工作重心的政策前提下,在高等院校学生食堂管理与经营过程中,压力最大、最“难受”的应该是中等规模的学校。这主要原因是:1、管理成本较高:表现在“大马拉小车”,食堂的设施设备、岗位设置及人员配备未充分发挥效率。由于学校规模较小,但食品采购、库存、制售过程,食品安全保障等各环节岗位人员都不能少,造成人员成本和养护成本高;2、在校师生人数较少,食堂少,经营方式不可能多样化,造成食堂自身造血功能差。3、由于师生人数少,客流量少,就无法产生规模效益,无法摊薄成本。没有经营类食堂和餐厅作为补充,自身无法进行内部资金调节,在确保饭菜价格稳定和公益性的情况下,只能靠学校或政府给予补贴。在亏损的情况下,食堂只能在服务和经营上“自保”,即便有想为师生多做一些贡献的服务,也心有余而力不足。

由于食品原材料价格的不断上涨,教育部、市教委等上级部门不断下发文件,要求高校食堂切实做好稳定学生饭菜价格的工作,严格执行公益性政策,采取加大政府补贴和价格巡视力度等措施。在这种情况下,开源节流,就成为了中等规模高校学生食堂成本管理与控制的主要方式。开源主要是靠努力创新和提供特色服务以及争取学校、政府政策性补贴;节流主要是靠自身管理和工作效率的提高,它的核心是加强成本管理和控制。下面分几部分谈谈"节流"过程中的成本控制及诸多问题:

一、高校食堂成本的构成要素及特点

(一)食堂成本构成要素:

企业的成本主要或简单分为直接成本、人工成本与管理成本。北京地区高校食堂按照北京市教委京教勤【2011】6号文件要求,食堂成本为:直接成本+间接成本。直接成本的内容主要是食品从加工生产过程中直接消耗的主食、副食、调料、能源等直接材料所产生的费用支出。直接成本也是目前高校食堂成本中最为主要的支出,也是成本管理与控制的主要部分。间接成本:实际指的是人工成本+管理成本:人工成本主要指的是食品在加工生产过程的用工成本,主要以以下方式体现:工资、福利、奖金、社保等。人工成本虽然没有直接成本支出高,但是也是不容忽视的一个因素,人工成本直接决定了整个食堂成本控制措施的落实与效果。管理成本:管理成本主要指的是食堂的管理部门为了管理食堂所产生的一系列费用,如:办公费用、车辆费用、资金费用等。

(二)高校食堂成本要素的特点:高校学生食堂的成本核算大都无法实现全成本核算,这主要是因为“政治饭”政策性造成的,但我们仍然必须认真加强成本核算,只有这样才能够反应管理和经营的真实性,才能做到与学校“亲父子、明算账”。高校食堂的成本构成,与其他企业大致相同,但按北京市教委文件及标准化相关要求,高校食堂成本控制具有个性化特点,需要认真理解和分析。

高校学生食堂是一个非标准化市场经营主体,具体体现在:1、由于高校食堂是公益性的,服务对象和所在单位都具有特殊性,作为经营单位不是以追求利润最大化为核心目标,而是以更好的提供服务保障为目标。(2)由于高校食堂所处地理位置优势和学生所处环境相对封闭所造成的垄断经营优势,使得高校食堂不具备市场的完全开放性与竞争性,也就是说高校食堂在一定范围内、程度上具有垄断性。(3)高校食堂作为餐饮经营单位,由于其自身行业特点,采购、运输、库管、加工、销售环节均受从业人员主观性制约(熟练和不熟练工人、采购货物的人员能力等因素,体现在服务及成本中的差异非常大)。这也决定了成本控制的复杂性。

二、中等规模高校学生食堂成本管理与控制的必要性

食堂成本控制不仅是经营的需要,还是解决食堂亏损的重要方法和措施。无论原材料价格和人工成本怎样波动与上涨,若没有政策指令,高校食堂也不会改变售价或全成本定价来保障自身利益,否则会引起学生极大的反响。对于学生食堂出现的亏损,规模较大的学校可以用经营类的餐厅的盈利弥补学生食堂的不足,但对于中等规模的高校食堂,就必须根据自身的特点,采取有效办法,解决生存问题。前面已经讲了中等高校食堂经营的特点(不利因素)和难点,为了解决这个难点,实行严格和科学的成本核算是必然选择。

三、成本管理与控制的难点和解决措施:

前面讲过,高校食堂作为餐饮经营单位,由于其自身行业特点,采购、运输、库管、加工、销售环节均受从业人员主观性制约(熟练和不熟练工人、采购货物的人员能力等因素,体现在服务及成本中的差异非常大),这也决定了成本控制的复杂性。成本控制的难点和措施,主要有以下几个:

(一)从业人员的成本意识是成本控制的较难解决的问题之一,对策是不间断的全方位全过程的培训。高校食堂成本管理与控制仅仅靠财务人员与管理人员是不够的,需要全体人员共同参与。管理与经营的有效发挥根本在于全体的从业人员,制定的措施主要靠全体员工来落实,充分挖掘员工的潜力与价值,激发其对高校食堂的归属感,才能让员工最大限度发挥自身潜能与创造性。在对高校学生食堂成本进行管理与控制之前,需要不断的对高校食堂全体员工进行成本和效益理念的强化培养。

在日常管理过程中,管理人员不仅仅是培训老师,更要做好“培养员”的角色,言传身教,在每个环节都要帮助职工树立正确的成本控制意识,不断提升员工的整体素质,提升工作能力,从而有效降低食品原材料浪费、设备维修率、人为事故等成本费用。

(二)食堂加工和售卖环节的成本控制是难点,根据自身特点建立较科学的管理与成本控制制度是一件复杂的工程。

食堂加工和售卖环节的成本控制,需要根据食堂的实际情况来制定一系列的制度和措施,制定出具体的考核指标,不断完善岗位责任制,真正将岗位责任制度落实到实处。以节能、增效、减耗为突破口,将岗位责任直接划分到每个环节与责任人,最终以个人或班组经济效益与指定的费用定额直接挂钩,根据达标与否进行奖惩。与此同时,还应该考虑到季节问题与食堂的具体情况,切实做好定编定岗工作,对人员的工作内容进行科学合理安排,保证人员的机动性与保持活力,有效控制人力成本。

食堂在制定成本管理与控制制度时,还应充分考虑到人员之间的差异性,帮助员工了解与掌握相关业务知识与操作技能,从而让员工在操作过程中对能耗进行控制。如根据季节与食堂人员用餐时间控制抽风机、电风扇、空调、保温设备的开启关闭时间,并对器械相关保养知识进行面对面传授,让员工定期对设备进行保养与维修,从而控制设备成本。

(三)选择合适的采购人才和制度,也是控制好采购成本的难点

高校学生食堂的直接成本就是食品原材料采购,这是成本管理与控制的根本与基础。因此,高校食堂要选派好采购人员,成立专门的采购部门,负责食堂所需要的各类物资的采购,并建立起相应的物资采购制度,对每一次采购物资进行记录与定时申报,管理者定期对记录进行审核并对市场价格进行调查。

大部分的原材料都是受到季节、时间、地点等因素的影响,其价格也随着发生变化,且食物的保质期一般都比较短,因此在采购之前需要对食堂实际的销售情况与学生的喜好程度进行综合分析,拟定出周期性所需要原材料清单。采购部门中要有专门负责调查市场工作的人员,深入到学校周边的市场、城乡结合部市场询问市场价格,充分掌握各类物资在不同市场出售的价格,从而采取不同的应对策略。

加强采购人员的技能和业务培训,采购过程中,采购人员识别货物的好坏(关系到产品质量和出产率)和价格的商谈能力等,都会直接影响成本的控制。

(四)人工成本的控制及措施

餐饮行业是技术人员中工资水平较高的行业,对厨师的配备和岗位级别管理是个难点。同时,也是成本控制的重点之一。首先,食堂对岗位设置的合理性进行评估,防止出现“低岗高薪”和虚增用工成本;其次是掌握不同工作岗位人员的工资水平,以同岗同薪的原则,以其它高校食堂工资水平作为参考。用人成本控制的具体做法是建立一系列考核制度和登记表,时时做好从业人员在岗情况的监督。

值得注意的是:对于亏损的食堂,在制定岗位责任指标时,会出现员工工资及福利待遇则会不同程度受到影响,导致各生产环节的技术人员流失,进而影响食堂产生,无法保证服务质量。

(五)对日常管理成本的控制,是每个高校学生食堂面临的重要问题

高校食堂不同于小摊点和小餐馆,组织机构设置必须按照北京市和学校的相关工作要求,不能为了降低成本随意合并岗位和撤减人员。因此,日常管理工作的费用开支就成为了成本控制的难点。这些费用由管理人员费用、办公耗材费用、业务接待费用构成,其费用计入食堂管理费支出。通过对日常管理成本产生的追溯分析,主要从二个方面做好成本控制。一是根据工作的实际需要和工作量大小设置管理人员岗位和岗位数量,防止岗位虚设而造成管理人员费用增加;二是通过管理系统软件的使用,提高工作效率,减少管理人员,直接降低管理成本。通过网络等高科技产品的使用,最大程度实现无纸化办公,降低办公耗材使用成本、通讯成本、交通成本、宣传成本等。

(六)除了以上几个成本控制的难点之外,还有些方面也是成本管理的重要问题,这里也顺便谈一谈:

1、库管制度落实好坏是库管效益的关键:原材料的验收作为高校食堂经营中的重要环节,对成本控制的影响重大。仓库保管员要按规章制度办事,严格把关,认真做好清点数量、检查质量、核对价格等工作。对数量和价格与申购单不一致的物资,查明原因,及时纠正;对质量有瑕疵或规格不符的物资,及时调换或退货处理。物资验收后,对需要储藏的物资要按要求及时分类存放。领用时要凭食堂经理签字领用单方能发货,严格控制领用数量,并做到物资领用先进先出原则。

平时要加强物资的盘点和整理,根据实际使用情况合理控制库存量,既要防止物资短缺影响生产加工,也要防止物资长期积压导致过期或变质,造成浪费。充分发挥大库的作用,减少周转库甚至取消周转库,是中型规模高校食堂最为理想的库房管理。

2、对突发事件成本的控制:食堂的突发事件造成了不可预知的成本。防止或减少食物中毒、火患、生产事故、行政罚款、自然灾害等突发事件发生,就是对突发事件成本最好的控制。

3、加强食堂的财务核算和管理,做好成本的比较和分析:

高校食堂财务是成本控制的关键部门,财务管理的好坏对成本控制的结果影响重大。食堂财务要制定和完善成本管理制度及成本核算体系,配备成本核算管理专员,对成本进行及时、准确的核算和管理,同时,加大对保管员工作的检查力度,不定期盘点库存、检查单据,做到账实相符、账账相符,确保成本数据的准确性。

每期末,财务要把食堂的实际收支数据跟预算数据进行比较和分析,与预算数据差距较大或毛利率偏低的情况,及时查明原因,对于食堂经营者主观原因引起的毛利率降低的情况,要督促其制定措施,及时改进。

4、探索半成品集中加工、供餐的新模式:引进供应链管理模式,将物流、资金流、信息利用整合起来,实现供应链管理与控制,优化运作,积极评价运作业绩,并不断对其进行完善与管理,从而实现降低原材料、辅助材料、其他材料成本。

随着市场竞争的不断激烈,外部环境不断改变,高校食堂的成本管理与控制应该将现代成本管理与控制手段与实际情况结合起来,有计划、有步骤的将其运用与落实,积极完善采购制度、库存保管制度、采购制度等等,进一步实现食堂高标准化与专业化,最终降低食堂经营成本(北京部分高校已经联合成立半成品配送中心)。

四、结束语

对于中等规模的高校学生食堂经营来说,成本控制是维持经营的主要手段,是脱困和解压的重要管理方法。只有做好成本控制,才能把亏损说的清楚,讲的明白,从而更好地争取学校的政策支持。

                   2018年9月

 

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